Bugetul de venituri si cheltuieli: cum il faci si cum il administrezi

Bugetul de venituri si cheltuieli este un instrument financiar care se intocmeste la nivelul intregii societati, al unui proiect sau al principalelor activitati desfasurate de o companie. Intocmirea sa are drept scop estimarea cat mai precisa a veniturilor si a cheltuielilor pe un anumit interval de timp, in general, pe o perioada de un an.  

• Care este rolul bugetului

• Care sunt etapele realizarii bugetului 

• Bugetul de venituri si cheltuieli in functie de eficacitatea planificarii

• Exemple de venituri si cheltuieli

Care este rolul bugetului

Bugetul are mai multe roluri:

• Planificarea, in plan financiar, a activitatilor firmei - orice activitate necesita o serie de resurse, iar bugetul te ajuta sa identifici nevoile companiei, din punct de vedere material;

• Rentabilitatea financiara a activitatii;

• Luarea deciziilor, cu o mai mare usurinta si claritate, in ceea ce priveste activitatile desfasurate;

• O imagine de ansamblu asupra resurselor folosite;

• Analiza financiara a activitatii, pentru a vedea daca afacerea si-a atins scopul din punct de vedere financiar. 

Bugetul de venituri si cheltuieli iti mai permite sa fii in concordanta cu directia in care se indreapta business-ul si sa iti stabilesti targeturi realiste, care vor ajuta afacerea sa creasca. De asemenea, te vor ajuta sa vezi lucrurile in ansamblul lor, sa evaluezi rezultatele firmei si sa determini care sunt factorii care o afecteaza. Mai jos sunt cateva avantaje asociate bugetului de venituri si cheltuieli:

• Bugetul pune presiune pe manageri sa realizeze previziuni mai bune - acestia trebuie sa fie conectati la mediul de afaceri, pentru a detecta schimbarile care au potential sa afecteze business-ul. Generalizarile vagi cu privire la viitor nu sunt suficiente pentru a forma un buget profesionist. Prin stabilirea veniturilor si a cheltuielilor, managerii sunt fortati sa iasa din zona de confort si sa isi defineasca in detaliu predictiile, oferind date concrete;

• Bugetul motiveaza managerii si angajatii, oferindu-le date practice de care va depinde evaluarea performantei lor - implicarea managerilor in etapele bugetului, mai ales in stabilirea obiectivelor, le poate oferi motivatia de care au nevoie pentru a depune un efort in plus pentru a atinge aceste scopuri. De asemenea, bugetul ofera informatii utile superiorilor pentru a evalua performantele managerilor si nu numai. De exemplu, in functie de atingerea unor obiective financiare pentru companie, se poate stabili un sistem de gradatie a compensatiilor. Atingerea profitului previzionat pentru anul in curs poate fi folosit ca un punct de plecare in stabilirea bonusurilor de la sfarsitul anului;

• Bugetul inlesneste comunicarea intre diferitele niveluri ale managementului - existenta unui plan, a unor asteptari, obiective si cifre concrete minimizeaza confuzia care poate aparea si creeaza un fel de limbaj comun intre angajati. Comunicarea poate fi o problema in multe organizatii, iar un buget de venituri si cheltuieli bine intocmit ajuta mult in acest sens;

• Bugetul este esential in scrierea unui plan de afaceri - afacerile la inceput de drum trebuie sa ofere motive intemeiate pentru a primi un imprumut. Deoarece o afacere noua nu are inca tranzactii si o istorie, managerii si proprietarii trebuie sa demonstreze ca firma are o strategie bine pusa la punct si un plan realist pentru a obtine profit. De aceea, un buget de venituri si cheltuieli bine realizat este vital pentru un plan de afaceri. 

Cand ai nevoie de un buget

Un buget de venituri si cheltuieli poate fi util in multe situatii:

• Pentru uz personal - in cazul in care doresti sa strangi bani pentru a-ti cumpara un lucru mult dorit si doresti sa iti faci un plan de administrare a banilor pentru a-ti ajunge pe durata estimata (de exemplu, atunci cand cumperi in rate, iar bugetul lunar este afectat de aceasta cheltuiala). De asemenea, poti realiza un buget de venituri si cheltuieli anual. Astfel, vei putea vedea unde se duc banii si sa te decizi ce masuri poti lua pentru a creste veniturile;

• Pentru un ONG - daca lucrezi intr-un ONG, bugetul pentru proiecte este esential. In aceasta situatie, bugetul de venituri si cheltuieli are rolul de a-ti arata care proiecte sunt sustenabile. Bineinteles ca, pe langa bugetele pentru proiecte, trebuie sa existe si un buget mai mare, care sa le centralizeze pe acestea si sa iti ofere o imagine de ansamblu asupra organizatiei;

• Pentru firma - intr-o companie, pot fi stabilite mai multe bugete de venituri si cheltuieli. Poti stabili cate un buget pentru fiecare proiect in parte, pentru fiecare linie de produse, activitati etc. Mai mult, anumite produse pot fi organizate pe pachete si poti crea un buget pentru fiecare dintre acestea. Previzionarea corecta a veniturilor si cheltuielilor este vitala, deoarece un posibil esec poate afecta intreaga linie de produse/servicii din acel buget. Similar situatiei din organizatiile neguvernamentale, si firmele, in special cele medii si mari, trebuie sa aiba si un buget care sa le cuprinda pe toate celelalte. 

Indiferent de scopul stabilirii unui buget, acesta este format, de regula, din cel putin doua parti:

• Bugetul previzionat - acesta include veniturile si cheltuielile pe care prevezi ca le vei realiza intr-o anumita perioada. La acestea se adauga masurile care trebuie luate pentru ca aceste previziuni sa devina realitate;

• Bugetul realizat - cuprinde toate evenimentele financiare dintr-un anumit interval. Acesta este foarte important, deoarece se va compara cu bugetul previzionat. Diferentele aparute vor putea ajuta la realizarea unei previzionari corecte a viitorului buget.

Care sunt etapele realizarii bugetului

Cunoasterea in detaliu a afacerii este primul si cel mai important pas in intocmirea bugetului de venituri si cheltuieli. Bugetul poate fi influentat de un numar mare de factori, printre care:

• Conjunctura mediului de afaceri;
• Oportunitatile si amenintarile din mediul extern business-ului;
• Punctele forte si slabeale firmei;
• Nivelul investitiilor pe care prevezi ca le vei realiza in perioada urmatoare;
• Obiectivele pe termen mediu si lung;
• Investitiile care vor trebui realizate pentru a atinge obiectivele pe termen mediu si lung. Acestea pot include crearea de noi locuri de munca, dezvoltarea de activitati economice noi, achizitia de echipamente si utilaje, deschiderea unor noi puncte de lucru;
• Modificarile care vor trebui realizate in interiorul organizatiei.

Pentru a avea in vedere toate aceste aspecte, in realizarea bugetului de venituri si cheltuieli din colectivul de elaborare trebuie sa faca parte si persoane care sunt la zi cu specificul firmei si obiectivele sale. 

Mai jos sunt principalele etape ale realizarii bugetului de venituri si cheltuieli:

Stabileste un target de vanzari si profit

Daca lucrezi la o firma mica, incepe prin estimarea profitului pentru urmatorul an. Daca ai acces la situatiile financiare si perioada anterioara, foloseste-te de acestea pentru a-ti stabili obiective realiste de vanzari si profit. Pe baza estimarii profitului, vei aproxima, ulterior, costurile si cheltuielile. Gandeste-te la toate aspectele care ar putea influenta vanzarile: de la situatia economica la scaderea volumului, in cazul clientilor mari. 

Aduna toate situatiile financiare de care dispune firma

Situatia financiara a firmei poate fi intocmita prin analiza extraselor bancare, a factorilor, ofertelor de la furnizori, rapoarte, care iti ofera informatiile de care ai nevoie pentru a determina sursele de venit si cheltuielile. Toate aceste documente te vor ajuta sa stabilesti, mai tarziu, cheltuielile operationale. In acest moment, documentele financiare iti vor fi utile pentru a stabili o medie lunara a veniturilor si a cheltuielilor. 

Realizeaza o estimare a veniturilor

Pastreaza cu rigurozitate documentele contabile de care dispui. Analizeaza fiecare produs in parte si fa o estimare a vanzarilor. Daca afacerea activeaza de ceva timp, poti folosi rapoartele de vanzari din perioada anterioara, iar tinand cont de schimbarile pozitive sau negative, poti sa le ajustezi. 

Gandeste-te care sunt obiectivele de vanzari si fa un plan de targeturi lunare. Pe langa incasarile estimate, poti include si alte intrari potentiale (de exemplu, banii obtinuti dintr-un credit). De partea cealalta, este recomandat sa iei in calcul posibilitatea neplatii sau anularii unor proiecte. Minimul de care vei avea nevoie este sa faci fata cheltuielilor pe care le vei avea. In acest sens, poti realiza o varianta optimista (prin care iti acoperi cheltuielile si iti mai ramane o suma generoasa) si o varianta pesimista a vanzarilor (in care iti acoperi doar cheltuielile).  

Fa un calcul al cheltuielilor operationale

Calculul cheltuielile operationale se va face in functie de documentele financiare din anii anteriori. Pentru o estimare corecta, poti folosi inclusiv ofertele primite de la furnizori pentru materii prime si materiale. Mai apoi, imparte cheltuielile in doua: cheltuieli fixe si cheltuieli variabile (numite si costuri variabile). Cheltuielile fixe sunt acelea care raman relativ neschimbate luni la rand. In aceasta categorie intra chiria, costul de leasing, abonamentul la internet, rata lunara la credit etc. Costurile variabile depind de activitatea realizata, astfel ca pot varia de la o luna la alta. 

Imparte bugetul anual pe trimestre sau luni si monitorizeaza progresul

Nu este suficient sa imparti bugetul pe luni sau trimestre. Trebuie sa si monitorizezi progresul, sa detectezi eventualele probleme, sau, si mai bine, sa faci un plan cu posibilele probleme care ar putea aparea si cu o serie de masuri ce pot fi luate. Obiectivul este ca, la sfarsitul perioadei previzionate, de regula un an, veniturile sa fie mai mari decat cheltuielile. In caz contrar, va trebui sa tii o evidenta mai stricta a cheltuielilor si sa faci modificari, acolo unde se poate, pentru a le reduce. 

Bugetul de venituri si cheltuieli in functie de eficacitatea planificarii

Bugetul de venituri si cheltuieli este un instrument financiar estimativ. In functie de eficacitatea planificarii, bugetul poate fi:

• Echilibrat - atunci cand cheltuielile sunt egale cu veniturile;
• Deficitar - atunci cand veniturile sunt mai mici decat cheltuielile si este nevoie de fonduri suplimentare pentru a reduce costurile;
• Surplus bugetar - veniturile sunt mai mari decat cheltuielile si este recomandat sa se faca o planificare pentru a fi folosite aceste venituri.

Exemple de venituri si cheltuieli

Pentru a putea realiza bugetul, este nevoie sa treci pe o hartie sau intr-o aplicatie toate veniturile si cheltuielile.

Printre veniturile financiare, se pot afla:

• Veniturile din vanzari;
• Veniturile din dobanzi;
• Veniturile din investitii.

Cheltuielile financiare pot include:

• Materii prime si materiale consumabile;
• Utilitati;
• Chiria;
• Servicii bancare;
• Cheltuieli cu intretinerea si reparatiile;
• Calatorii de serviciu;
• Impozite si taxe;
• Servicii de contabilitate;
• Publicitate;
• Taxe pentru servicii bancare;
• Salarii si asigurari de sanatate;
• Tehnologii (echipamente si software).

Bugetul de venituri si cheltuieli este un instrument practic si util, care iti ofera o imagine realista si globala asupra situatiei financiare a firmei si te ajuta sa planifici, sa prioritizezi si sa aloci fonduri. Mai mult, iti permite sa evaluezi previziunile initiale si sa realizezi ajustarile necesare, spre a lua cele mai bune decizii pentru a-ti creste afacerea. 

Sursa foto: Shutterstock